Comunicazione interna. Perché l’azienda deve imparare a parlare a se stessa.

di Stefano Porcu

La comunicazione interna, in azienda, rappresenta l‘insieme delle interazioni e degli scambi comunicativi tra le persone che fanno parte dell’organizzazione. Il contenuto di questa tipologia di comunicazione riguarda la descrizione dell’organizzazione (chi è) e del suo funzionamento interno (cosa fa).

Quotidianamente le organizzazioni trasmettono, in modo consapevole e inconsapevole,  numerose informazioni ai propri dipendenti e collaboratori, influenzando fortemente sia i processi organizzativi e sia la morale e il clima psicologico.

Perché è importante fare attenzione alla comunicazione interna?

Quelle aziende che intendono investire sul fattore umano e valorizzare le proprie risorse possono migliorare e potenziare la comunicazione interna al fine di favorire la costruzione di relazioni positive e collaborazioni durature, di creare un clima di fiducia e di condivisione. Da questa prospettiva, diventa fondamentale essere consapevoli dei valori e della filosofia dell’azienda e condividere queste informazioni con le risorse umane, al fine di incrementare lo spirito di collaborazione e cooperazione.

La reputazione dell’azienda parte proprio dai propri dipendenti e collaboratori, da come percepiscono il rapporto con essa e da come proiettano all’esterno l’immagine dell’organizzazione.

La comunicazione interna ha dunque due obiettivi:

  • informare – incrementare il grado di conoscenza dei destinatari;
  • coinvolgere – mobilitare la componente emotiva del lavoratore a favore dell’organizzazione.

Possibile causa dell’insoddisfazione dei lavoratori

Quali modalità di interazione vengono utilizzate per informazione i collaboratori rispetto a importanti cambiamenti? Come vengono comunicati i nuovi incarichi? Qual è il livello di partecipazione delle risorse umane alle scelte strategiche dell’organizzazione? Quanto viene ascoltata e valorizzata l’opinione dei collaboratori? Gli strumenti di interazione e di scambio e di incontro sono stati pensati e condivisi? Curare la comunicazione e investire sulla chiarezza dell’informazione significa prevenire possibili cause di disagio e insoddisfazione delle persone. Infatti, maggiore è la qualità del processo comunicativo e minori sono i reclami, i disguidi, le insoddisfazioni e i malesseri nel posto di lavoro.

Quali strumenti di comunicazione interna?

I canali comunicativi possono essere adattati al contesto, alla situazione e alle risorse. Gli strumenti di comunicazione, come altri processi organizzativi, possono essere individuati, discussi e personalizzati con la collaborazione delle risorse interne, al fine di avvicinare e allineare gli obiettivi dell’organizzazione ai bisogni/desideri della persona.

Alcune organizzazioni scelgono, come mezzo di informazione, una modalità comunicativa mediata da computer. Per esempio il sito web aziendale con la realizzazione di una sezione riservata (area intranet) al fine di condividere documenti o informazioni lavorative in modo snello e asincrono. La newsletter è un’altra possibilità per facilitare la circolazione delle informazioni e confermare la volontà dell’azienda di aggiornare e fidelizzare i propri clienti interni.

In altri contesti invece è preferito il contatto diretto. Ne sono un esempio quelle aziende che utilizzano, come strumenti di comunicazione, gli incontri “faccia a faccia”, i colloqui individuali oppure le riunioni di équipe. Da questa prospettiva, la formazione professionale rappresenta uno degli strumenti più efficaci per comunicare i valori aziendali e confermare un rapporto di fiducia.

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Per concludere

La comunicazione è un elemento fondamentale della struttura organizzativa, perciò diventa di fondamentale importanza progettare, organizzare e gestire i processi di scambio e di interazione.

L’aumento della produttività dipende fortemente dalla risorsa lavoro, perciò la gestione delle persone è indispensabile per migliorare l’efficacia e l’efficienza dei processi organizzativi. Il consiglio è dunque quello di informare le persone e stabilire una relazione stabile, rafforzare il senso di appartenenza, curare il clima psicologico, migliorare la sinergia tra i gruppi e stimolare la creatività.

Il successo di un’azienda, come dimostrano numerose ricerche, deriva dalla sua capacità di valorizzare le persone e costruire una relazione di fiducia e collaborazione.

Bibliografia

Foglio, A. (2015) La comunicazione interna alle imprese e alle organizzazioni. Franco Angeli, Milano.

Gabassi, P. G.(2007) Psicologia del lavoro nelle organizzazioni. Franco Angeli, Milano.

Mazzei, A. (2018) Engagement e disengagement dei collaboratori: Comunicazione interna e valorizzazione delle risorse umane per un contesto di voce.  Franco Angeli, Milano.

Rutelli, P. e Canal, R. (1998) Le comunicazioni interne nella banca-impresa. Metodi e strumenti per lo sviluppo e la gestione delle comunicazioni interne. Franco Angeli, Milano.

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