Team virtuali. L’importanza di comunicare e collaborare per lavorare (bene) da remoto.

Tra le sfide che questo 2020 ci ha posto di fronte, c’è sicuramente quella della comunicazione digitale. Le aziende sono state catapultate nel lavoro da remoto, alcune per la prima volta, senza avere il tempo di organizzarsi e formare le persone. Le prime settimane sono state per molti e molte un cambiamento repentino e, parallelamente, un banco di prova. La pratica ha necessariamente preceduto la teoria e le persone hanno dimostrato la capacità di adattarsi alle nuove modalità e imparare sul campo.

Oggi, che il paradigma del lavoro in presenza sembra essere forse cambiato per sempre, le aziende si stanno rendendo conto che la comunicazione e la collaborazione passeranno necessariamente sempre più dal digitale. Ecco allora che si apre una finestra in cui diventa essenziale riflettere sulle modalità di comunicazione, collaborazione e gestione delle persone da remoto. A partire dalle prassi emerse negli scorsi mesi, è ora il tempo di capire cosa mantenere, migliorare o implementare. Per farlo, è necessario però comprendere cosa stia realmente cambiando.

Come il digitale cambia la comunicazione e la collaborazione.

Il digitale triangola la comunicazione tra due o più persone, diventando non solo il mezzo attraverso il quale si comunica, ma anche fonte di possibili distorsioni, incomprensioni e difficoltà. Perché? Prendiamo il caso delle videochiamate e delle video riunioni a cui tutti e tutte ci siamo abituati in questi mesi. Da remoto il 70% del corpo scompare, le espressioni del viso si fanno più difficili da cogliere – in maniera direttamente proporzionale alla quantità di luce con cui illuminiamo i nostri volti – e i turni di parola non sempre sono immediati e chiari. Il tutto sempre che si tenga la videocamera accesa. In caso contrario, non ci rimane che la voce e la situazione si complica ulteriormente.

Se poi non si parla di due persone, ma di un team virtuale di dieci, è evidente che sia necessario comprendere a fondo le dinamiche della comunicazione digitale per poter rendere le riunioni efficaci e poter collaborare attivamente in maniera proficua.

Va sicuramente però sottolineato anche il merito del digitale. In questi mesi abbiamo sperimentato fenomeni facilitati proprio dall’online, che non possono essere ignorati. Attraverso le videochiamate, le persone sembrano infatti essere diventate più rispettose del tempo proprio e altrui, è migliorato l’ascolto (o, per lo meno, è diminuito il parlarsi sopra) ed è aumentata la tendenza ad esporsi, aprirsi e parlare di sé, soprattutto all’interno di webinar e incontri formativi. Perché?

Per la stessa logica che caratterizza la comunicazione digitale al di fuori degli ambienti di lavoro: servirsi di un filtro, che sia una chat, un microfono o una videocamera, porta ad esporsi di più perché ci si sente protetti e protette e perché l’altra persona è davanti a sé, ma allo stesso tempo non c’è, escludendo la fisicità e tutto ciò che essa comporta.

Il caso dei team virtuali: collaborazione, coesione e nuovi ingressi nel gruppo.

Si è accennato al fatto che nei team virtuali la comunicazione digitale diventi più complessa, complice non solo l’incremento di persone che interagiscono tra loro, ma anche l’aumento del carico della connessione, aspetto non tralasciabile, considerato che può dar vita a disturbi e interferenze che rendono ancora più difficile parlarsi e soprattutto comprendersi.

Vi sono tuttavia altri aspetti da considerare, se si parla di team virtuali e di digitale. Come collaborare efficacemente attraverso le webcam? In che modo si può mantenere la coesione di gruppo da remoto? Come gestire l’ingresso di nuove persone senza passare per una conoscenza vis a vis?

Si sa: la collaborazione non nasce spontanea, ma è necessario accompagnarla e gestirla, tanto in analogico quanto in digitale. In quest’ultimo caso, potrebbe risultare però più complicato, soprattutto se, ad esempio, si lavora a un progetto che, anche solo un anno fa, avrebbe visto le persone collaborare con lavagne a fogli mobili, post it, vivi confronti in presenza, riflessioni estemporanee alla macchinetta del caffè e così via.

Certo, gli strumenti di collaborazione digitale offrono alternative online quasi a tutto, ma è la relazione che deve essere curata. E qui si arriva alla seconda questione: la coesione di gruppo. Come mantenerla online? Ormai sembra chiaro che lavorare da remoto equivalga a lavorare di più, vedendo ridotte le pause e, soprattutto, i momenti di socialità distesi e informali che cadenzavano le giornate lavorative fino a qualche mese fa. Sebbene gli strumenti digitali permettano di replicare questi momenti online, si sta assistendo a una difficoltà nel dedicarcisi, come se fossero percepiti come perdite di tempo e non come lecita pausa o cura delle relazioni. Nel lavoro da remoto, le persone riportano di sentirsi sempre più isolate, di incontrarsi raramente con colleghi online, di non percepire la vicinanza di capi e superiori. Come ovviare a tutto ciò?

5 spunti pratici per migliorare la comunicazione e la collaborazione digitale nei team virtuali

Normalmente dedichiamo pochissimo tempo a riflettere su quale sia il modo migliore di comunicare e sono rari quei casi in cui si pongono delle regole condivise. Il digitale ci insegna però a farlo. Molto spesso i forum, i gruppi Facebook e le chat hanno regole di “pacifica convivenza”, che i membri condividono e rispettano, pena l’esclusione. Proprio perché al crescere del numero di persone diventa difficile gestire le relazioni, è necessario decidere quali comportamenti siano accettati e quali no. Perché dunque non riportare questa dinamica anche in azienda? Ogni team può condividere il proprio sistema di regole per le video chiamate e le riunioni, in modo da chiarire i ruoli, le azioni possibili e poter definire indicazioni a cui far riferimento per legittimare i “richiami all’ordine”.

Per farlo al meglio, è però prima essenziale passare dalla formazione e dalla sensibilizzazione che, come sempre, rappresentano la chiave per gestire i cambiamenti. Di seguito, alcune iniziative implementabili in tal senso:

1. Formazione orizzontale.

Rivolta a tutti i dipendenti, a prescindere dal loro ruolo, per renderli consapevoli delle dinamiche dell’online e poter così meglio gestire chiamate e riunioni, facilitando la definizione di buone prassi condivise.

2. Formazione verticale.

Da svolgere ai manager e a chi, in generale, abbia un ruolo di responsabilità nella gestione di persone e team. Essere leader in un ambiente digitale comporta logiche diverse da quelle analogiche. Prima tra tutte l’importanza di coltivare la relazione al di là delle finalità lavorative. Ecco allora che corsi di leadership, comunicazione e people management declinati al digitale diventano imprescindibili per chi, in azienda, riveste ruoli di responsabilità.

3. Teambuilding.

Percorsi che facciano del digitale il loro punto di forza, dai giochi a quiz a sfide creative utilizzando tool digitali.

4. Eventi digitali.

Organizzare eventi ad ampio respiro, magari afferenti al welfare o al peoplecaring, per rendere la modalità digitale condivisa, offrendo momenti anche diversi dal lavoro routinario.

5. Comunicazione e informazione.

Iniziative per sensibilizzare a un utilizzo umano degli strumenti digitali e contribuire a rendere diffuse buone prassi come la pausa caffè online o momenti di chiacchiere e condivisione prima e dopo le video riunioni.

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Per concludere

Se l’azienda non è la prima a dimostrare di credere in queste iniziative, prendendo posizione e ricordando che lavorare da remoto non significa sacrificare i momenti di socialità, non è possibile aspettarsi che, da sole, le persone le rendano prassi diffuse.

Il segreto è dunque puntare sulla relazione: è questo lo strumento più potente che possediamo, anche in digitale.

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Bibliografia

P. Wallace, La psicologia di Internet. Raffaello Cortina

The Remote Managers 2020