Cattive notizie e gestione delle persone. L’importanza della comunicazione.

di Paola Arisci - Psychologists Selection & Head of Blog di Mindwork

Le cattive notizie sono sempre difficili da gestire, sia per chi le fornisce e sia per chi le riceve. A seguito della pandemia molti manager hanno avuto a che fare con difficoltà finanziarie, chiusure, ristrutturazioni e licenziamenti.

Fornire in modo efficace le  cattive notizie è essenziale per mantenere alto il morale dei dipendenti e garantire la competitività aziendale. Specialmente oggi, visto le situazioni difficili riguardanti l’ambito lavorativo, il lavoro a distanza, le restrizioni alla circolazione e il distanziamento sociale.

La ricerca

Spesso i manager più premurosi cercano di girare attorno alla notizia cercando di renderla più dolce e, se possibile, cercano di omettere alcune informazioni col fine di “ammorbidire il colpo”. Ma questo è l’approccio sbagliato, secondo una ricerca dei professori della Brigham Young University e dell’Università del South Alabama. In effetti, il modo peggiore per fornire cattive notizie è girarci intorno.

Il modo migliore? Dire tutta la verità nuda e cruda.

Nello studio, condotto dai professori Alan Manning e Nicole Amare, i partecipanti hanno ricevuto una serie di scenari di cattive notizie. Per ogni scenario, è stata data loro una scelta di due approcci, quindi è stato chiesto di selezionare il loro approccio preferito.

I partecipanti hanno preferito chiarezza e franchezza e non hanno trovato utile un cuscinetto che rendesse le cattive notizie più facili da accettare.

Questa conclusione non ci deve sorprendere, i dipendenti vogliono una comunicazione onesta e desiderano essere trattati come adulti. Le cattive notizie a volte sono inevitabili, ma è preferibile ricevere la verità in modo chiaro da parte dei propri responsabili.

Reazioni alle cattive notizie

Di seguito le sensazioni che si provano a seguito di una comunicazione di cattive notizie:

1. Sensazione di un’imboscata

Spesso si ricevono cattive notizie senza preavviso. Le situazioni si sviluppano rapidamente e le risposte devono essere altrettanto rapide. Le persone possono sentirsi colti di sorpresa.

Comunicazioni frequenti e oneste sono essenziali.

Se si lavora da casa è impossibile fornire cattive notizie faccia a faccia. Ma le persone hanno bisogno di vedere comunque la convinzione, ascoltare la sincerità e sentire la fiducia trasmessa dai manager. Riunioni on line o video messaggi sono un’opzione molto più efficace di una fredda e-mail aziendale.

E’ utile fornire rapidamente nuove informazioni, per evitare che circolino notizie non ufficiali che possano buttare giù il morale dei dipendenti creando così confusione e destabilizzazione.

2. Dolore

Le persone che ricevono cattive notizie sul lavoro sperimentano una risposta emotiva simile al dolore. Come il dolore, può essere coinvolgente, duraturo e provocare ansia per il futuro.

E’ importante sottolineare l’importanza di mantenere la salute mentale e il benessere e di cercare supporto durante il periodo di cambiamento.

3. Attacco al messaggero

Una reazione comune quando si ricevono cattive notizie è attaccare il messengero. Fornire cattive notizie non fa guadagnare amici!

I ricercatori hanno identificato che i due fattori più importanti nel dare cattive notizie erano i fatti e l’imparzialità. Ovvero, fornire spiegazioni adeguate e ragionevoli e trattare le persone con dignità. In questo modo si elimina qualsiasi impressione che il messaggero non sia imparziale.

Bisogna comunicare le cattive notizie in un modo che mostri chiarezza e onestà delle intenzioni. I dipendenti accetteranno le notizie più facilmente se credono nell’integrità del messaggero e, per estensione, del messaggio.

4. Brama di rassicurazione

Sentirsi vulnerabili dopo aver ricevuto cattive notizie crea un bisogno di rassicurazione.  Includere canali per il feedback e la discussione a seguito della comunicazione delle notizie è fondamentale. Questo segnala buona volontà e desiderio di ascoltare.

Portare allo scoperto le preoccupazioni  consente di affrontarle rapidamente, ma è necessario prestare molta attenzione per garantire che le conversazioni dal vivo non sfuggano rapidamente al controllo.

4 cose da tenere a mente quando si trasmettono cattive notizie ai dipendenti

  1. La squadra è in grado di capire. Armato di conoscenza, è più probabile che il team supporti il ​​cambiamento piuttosto che resistergli.
  2. Le persone ben informate prendono decisioni migliori. Sappiamo che le persone ben informate non sempre prendono buone decisioni, ma le buone decisioni sono prese quasi sempre da persone ben informate.
  3. Informazioni accurate bloccano le voci non ufficiali. Anche se non si hanno ancora tutte le risposte, condividere le notizie il prima possibile riduce al minimo la disinformazione e la confusione.
  4. E ‘la cosa giusta da fare. Per così tante persone, il cambiamento è insopportabile. Dare loro tempo e informazioni sufficienti è utile per adattarsi e prepararsi a ciò che li attende.

Alcuni consigli per affrontare una comunicazione di cattive notizie

Di seguito dei suggerimenti da mettere in pratica in modo semplice al fine di migliorare la propria comunicazione in una situazione potenzialmente difficile:

  • Pensa alle domande che ti potrebbero essere poste e prepara le  risposte.
  • Sii empatico e ascolta. La gentilezza e il rispetto sono utili in situazioni difficili. Anche se non vuoi addolcire il messaggio, non c’è bisogno di tenere la compassione fuori dal contesto.
  • Spiega il perché dietro al cosa. Fornire ai dipendenti spiegazioni approfondite del motivo per cui vengono prese le decisioni. Spiegare chi ne sarà influenzato e, se possibile, in che modo tali modifiche possono avvantaggiare tutti. Ad esempio, ridurre le ore significa meno licenziamenti. Introdurre il cambiamento in una luce positiva può prevenire apprensioni o resistenze indesiderate.
  • Se le notizie riguardano il cambiamento delle attività quotidiane o delle procedure operative, prepararsi a formare le persone sulle nuove aspettative e delineare il piano durante la riunione.
  • Non cercare di nascondere le notizie dietro messaggi confusi.  Un messaggio chiaro e deciso è la cosa migliore; l’ambiguità crea dubbi sullo scopo del cambiamento e ciò potrebbe creare più risentimento.

Per concludere,  per il benessere del personale e dell’azienda è sempre meglio formare i manager alla comunicazione in generale e nel dettaglio alla comunicazione di cattive notizie, per renderli più efficaci e più consapevoli nella relazione.

Non si possono rendere le cattive notizie meno dolorose, ma si possono comunque trasmetterle nel modo più rispettoso possibile.

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Bibliografia

Sigmond A. Delivering bad news in good ways

ScienceDaily

National Library of Medicine

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