Time management. Gestire (meglio) il nostro tempo e vivere felici.

di Paola Arisci

“Non ho tempo!”, quante volte abbiamo detto questa frase o ce la siamo sentiti dire nella vita quotidiana e lavorativa? Sicuramente tante e troppe volte! La sensazione di non avere il controllo del proprio tempo è causa di stress, ansia e depressione. Tutti noi continuiamo a cercare più tempo. Ma il tempo è uguale per tutti, pertanto dovremmo smettere di cercare quello che non abbiamo, e dovremmo invece imparare, con qualche tecnica di time management, a sfruttare al meglio quello che ci è concesso.

Cosa si intende per time management?

Pianificare obiettivi strategici e conoscere le tecniche per la gestione del tempo significa avere il controllo della nostra vita apportando in questo modo tranquillità e benessere.

Per pianificazione si intende la formulazione di un piano composto da passi definiti in funzione delle priorità e della sequenza delle azioni da compiere. L’attitudine propositiva, la motivazione e la costanza creano i presupposti per il raggiungimento dell’obiettivo: il time management è lo strumento per metterli in pratica e trasformarli in un’abitudine vincente.

Dire che non abbiamo tempo o che non ci basta il tempo, focalizza la nostra attenzione su una variabile che non possiamo controllare: dobbiamo invece orientarci sugli aspetti che possiamo appunto controllare ed organizzare, come le priorità e gli impegni. La responsabilità del nostro tempo è solo nostra!

Qual è il segreto per organizzare efficacemente la propria giornata?

La risposta  più frequente è pianificare: calendario alla mano, basta dividere la giornata in slot e rispettare semplicemente la programmazione in modo rigoroso.  Ma non è la risposta corretta: prima di tutto per imparare a gestire al meglio il nostro tempo dobbiamo individuare e riconoscere le priorità.

Dobbiamo anzitutto imparare a gestire in modo strategico il nostro tempo, ossia distinguendo da un lato quelle che sono attività importanti e dall’altro lato le incombenze urgenti.

Le attività importanti sono legate al raggiungimento di obiettivi più ampi e di lungo periodo e che, come tali, possono essere programmate e definite con anticipo. Le incombenze urgenti, invece, richiedono di intervenire nell’immediato per le conseguenza dirette che possono avere, ma che a volte corrispondono a nient’altro che ad un insieme di seccature.

Perché il time management è importante?

Le capacità di gestione del tempo sono importanti perché ci aiutano a strutturare il nostro lavoro in un modo che ci consenta di raggiungere gli obiettivi. Nella vita di tutti i giorni, tutti abbiamo più di un obiettivo e ognuno per ogni ambito della nostra vita: dal diventare senior manager a diventare genitore, da visitare una città in particolare ad imparare una lingua straniera.

Gestire bene il nostro tempo ci consente anche di avere spazio per essere creativo e proattivo con i nostri obiettivi.

Comprendi la tua situazione attuale.

Se stai iniziando a pensare che sia il caso di iniziare a gestire il tuo tempo, devi prima di tutto valutare in modo onesto e sincero come lo usi e nello specifico analizzare:

  • Abitudini e comportamenti: quali sono e come influenzano la tua quotidianità;
  • Produttività: in quale parte della giornata sei più energico e produttivo;
  • Distrazioni: con quale modalità e tempistiche si propongono.

La vita di tutti i giorni è quella che ci lancia maggiori sfide in termini di time management: dobbiamo incastrare tutto, dalle ore da dedicare agli hobby a quelle da dedicare ai nostri affetti, passando per il lavoro e le faccende domestiche!

Essere sempre occupati e continuare a ripetere a tutti “non mi fermo un attimo” non è un sintomo di benessere lavorativo né un sinonimo di successo.

Esistono per tutti, indubbiamente, dei periodi più impegnativi, durante i quali, per errore o per scelta, si finisce per arrancare sacrificando gran parte del proprio tempo libero. Ma questo, alla lunga, non può che nuocere al nostro benessere. Un professionista che è sempre di corsa, che non trova il tempo per “ricaricarsi”, è un professionista che non ottimizza le sue risorse!

7 consigli per gestire il tuo tempo.

  1. Usa le liste di cose da fare: è appurato che se ogni giorno o ogni settimana ti fai una lista delle cose da fare la tua produttività aumenta. Pertanto ogni giorno dedica qualche minuto a scrivere il piano della giornata secondo le tue priorità.
  2. Usa la lista di cose da non fare o che non vorresti più fare. E’ poco popolare e inusuale, ma permette di agire in modo rigoroso specialmente quando stai per ricadere nel rischio di perdere il tuo tempo ed iniziare qualcosa senza scopo.
  3. Dedicati al 100% a quello che stai facendo per ottenere il tuo massimo in una singola specifica attività, ma anche per avere maggiore tempo a tua disposizione. Infatti, più ci metti a fare una cosa, meno tempo ti rimane per le altre!
  4. Delega alle persone giuste. Dobbiamo comunque capire che non possiamo fare tutto o avere il controllo di tutto. Per alcune mansioni o compiti ci dobbiamo affidare alla persona giusta. Dobbiamo quindi capire, in primis, ciò che è di nostra competenza e ciò che non lo è, ed eventualmente delegare a chi ha le giuste competenze.
  5. Identifica cosa ti demotiva. Se ti ritrovi a perdere tempo, come per esempio vagando sui social senza meta e obiettivi, sappi che c’è qualcosa che ti sta demotivando, l’importante è individuarlo e risolverlo.
  6. Impara a dire no. Anche se è difficile devi capire che spesso dire no agli altri significa dire si a te stesso e al tuo tempo!
  7. Elimina le distrazioni. Traccia le interruzioni indotte da te e da altri e focalizzati su quali soluzioni scegliere per evitarle.

Attraverso la programmazione in dettaglio delle nostre giornate riusciamo ad avere il controllo del nostro tempo, a respingere i contrattempi, a svolgere i compiti con più efficienza e guadagnare ore ed energie preziose per il nostro benessere.

Bibliografia

N. Arcimboldi, Time Management – come diventare finalmente produttivo grazie ad una migliore gestione del tempo

M. Gorini, Gestione del tempo

P. Ruggeri, Time Management

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