Onboarding. L’inserimento di una nuova persona come parte del processo di recruiting e successo dell’azienda.

Presentare un dipendente in azienda può essere apparentemente semplice. Banalmente si può pensare ad una serie di semplici passaggi che vanno dal compilare i documenti di assunzione fino alla spiegazione delle politiche aziendali e alla sistemazione in un ufficio con una scrivania e un computer. Ma questo processo è tutt’altro che banale e porta con sé un’opportunità cruciale per influenzare le prestazioni future di quel dipendente, il successo nel proprio ruolo e la soddisfazione per il proprio lavoro.

I neo-assunti si trovano immersi in un contesto nuovo, circondati da persone che non conoscono e con cui si relazioneranno quotidianamente. La loro preoccupazione maggiore sarà quella di dimostrare ai propri superiori di essere stati la scelta migliore possibile, dovranno quindi produrre risultati quanto prima, assimilare valori aziendali, comprendere le esigenze del lavoro e le specifiche richieste legate al proprio ruolo.

Perché l’onboarding è importante?

L’onboarding rappresenta una delle fasi del processo di recruitment (l’ultima). Nella fase dell’onboarding il dipendente neoassunto dovrebbe acquisire tutte le conoscenze e le competenze per svolgere il ruolo e apprendere la cultura aziendale per diventare parte integrante dell’organizzazione. Solo in presenza di tutti questi elementi si può dire che l’inserimento dei nuovi dipendenti in azienda è stato portato a termine con successo.

L’Onboarding è di fondamentale importanza per un’organizzazione perchè è strettamente legato al coinvolgimento del neoassunto e la sua fidelizzazione all’azienda. Lo studio promosso dall’Academy of Management Journal rileva come i primi 90 giorni di lavoro siano fondamentali per la creazione di un rapporto duraturo con l’azienda. Fin dai primi giorni, una buona relazione con il team è fondamentale per mantenere elevato il coinvolgimento personale e la motivazione a proseguire il proprio percorso professionale nella stessa azienda. Un’altra ricerca evidenzia che un buon processo di onboarding aumenti del 58% la possibilità che il lavoratore continui a far parte della stessa azienda per i tre anni successivi al suo inserimento (Wynhurst Group).

Suggerimenti per un onboarding efficace.

L’onboarding si attiva prima di iniziare a lavorare.

Non cadere nella trappola di pensare che l’onboarding non possa iniziare finché il dipendente non si trova fisicamente in azienda. La maggior parte dei dipendenti è ansiosa di conoscere il più possibile sulla nuova organizzazione e sulle persone con cui lavorerà e interagirà. Pertanto è importante a seguito della proposta di inserimento, coinvolgere subito la persona che si assumerà.

Le relazioni sociali e il coinvolgimento sono fondamentali.

Fornisci tutto il tempo necessario per interagire e fare rete. Coinvolgi i nuovi dipendenti, tra di loro e con gli altri membri del team, per aiutarli a costruire relazioni.

Coinvolgi i dirigenti senior.

I dipendenti non vogliono solo farsi un’idea dei colleghi con cui lavoreranno, ma sono anche curiosi di conoscere i loro leader. Il coinvolgimento dei dirigenti senior ha un impatto positivo sulla percezione dei dipendenti del processo di onboarding. È un ottimo modo per rompere il ghiaccio, soprattutto per i dipendenti che potrebbero essere intimiditi dai loro superiori.

Raccogli feedback.

In uno spirito di miglioramento continuo, non perdere l’opportunità di chiedere ai dipendenti cosa ne pensano del loro processo di onboarding e se hanno consigli per il miglioramento.

E quando non si può fare in presenza?

Le assunzioni nelle aziende non si sono fermate durante la pandemia (per fortuna!). Pertanto l’onboarding ha assunto in questo periodo altre caratteristiche. Rispetto all’onboarding tradizionale quello virtuale presenta una differenza sostanziale, ovvero la mancanza di un ambiente fisico in cui conoscere i colleghi e prendere consapevolezza degli spazi di lavoro.
L’incontro virtuale rende più complesso il coinvolgimento del nuovo assunto poiché manca la conoscenza di persona. E’ evidente che vengono a mancare tutti i momenti informali e di condivisione (pausa caffè o pausa pranzo) che in una realtà aziendale sono all’ordine del giorno e che permettono al nuovo arrivato di farsi conoscere, di comprendere e adattarsi alle dinamiche già presenti.

Tutto ciò può portare nel neo assunto sentimenti di abbandono e insicurezza, perché i feedback possono non essere tempestivi, così come il supporto e la richiesta di aiuto in caso di dubbi.

4 consigli pratici per l’onboarding in modalità virtuale.

Ci sono alcuni strumenti adatti a facilitare il processo di onboarding virtuale.

1. Stilare un programma di presentazione della realtà aziendale, come valori, mission e attività svolte. Attraverso riunioni online con HR, il team e i rappresentati delle diverse funzioni aziendali il neoassunto inizierà a conoscere le principali politiche e le modalità operative, entrando in contatto anche con i colleghi appartenenti ad altri dipartimenti.
2. Condividere un manuale digitale in cui vengano indicate tutte le informazioni utili alla nuova risorsa: regolamenti più importanti, indirizzi mail, password.
3. Affidare al nuovo assunto una figura di tutor che lo affianchi virtualmente nel quotidiano, facilitando così l’apprendimento della mansione, della cultura aziendale e le relazioni con i colleghi.
4. Promuovere la socializzazione tra i propri collaboratori, con la condivisione di attività virtuali come appuntamenti per la pausa caffè virtuale o aperitivo online. In modo da facilitare la conoscenza reciproca tra le risorse aziendali.

Per concludere

L’onboarding è una delle maggiori sfide alla capacità di un’organizzazione di essere lungimirante ed efficiente. Anche in questo periodo storico in cui l’onboarding non è sicuramente facilitato le aziende devono fare tutto il possibile per trasformare la difficoltà in un’opportunità di crescita e mantenere il proprio focus sul benessere dei propri dipendenti e la loro fidelizzazione.

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Bibliografia

Stein M. Successful Onboarding: Strategies to Unlock Hidden Value Within Your Organization.

Sims D. Creative Onboarding Programs: Tools for Energizing Your Orientation Program.